สาน กงานอธ การบด มหาว ทยาล ยพาย พ ระบบจ ดเก บเอกสารสาน กงานอธ การบด งานเลขาน การ ประจาป การศ กษา 2553

Size: px

Start display at page:

Download "สาน กงานอธ การบด มหาว ทยาล ยพาย พ ระบบจ ดเก บเอกสารสาน กงานอธ การบด งานเลขาน การ ประจาป การศ กษา 2553"

1 สาน กงานอธ การบด มหาว ทยาล ยพาย พ ระบบจ ดเก บเอกสารสาน กงานอธ การบด งานเลขาน การ ประจาป การศ กษา 2553 ผ ร บผ ดชอบ : นางศ ร พร ก ศลวงศ นางกนกพร น ชอนงค นางสมกมล ตร งร ฐพ ทย นางสาววร ญญา ศร เดช และนางสาวปร ยาพรรณ จาร วรรณ ผ ปฏ บ ต งานร วม : บ คลากรส งก ดสาน กงานอธ การบด ท กคน สถานท จ ดเก บเอกสารของสาน กงานอธ การบด แบ งเป น 3 จ ด ด งน 1. ห องอธ การบด 2. ห องเก บเอกสารส วนในสาน กงานอธ การบด 3. ต กระจกส วนหน าสาน กงานอธ การบด 1) ห องอธ การบด ต แฟ มเอกสารห องอธ การบด จานวน 1 ต ชน ดเอกสารท จ ดเก บ ค อ เอกสารท วไป และเอกสารสาค ญต าง ๆ เอกสารช นความล บ 2) ห องเก บเอกสารส วนในสาน กงานอธ การบด ต แฟ มเอกสารช นความล บ จานวน 2 ต ค อ ชน ดเอกสารท จ ดเก บ ค อ เอกสารส ญญา, ส ญญาซ อขายต าง ๆ, คาส งล บ และเอกสารล บต าง ๆ 1.1 ต แฟ ม ต แฟ ม ต แฟ มเอกสารท วไป จานวน 6 ต ค อ 2.1 ต แฟ ม เป นเอกสารสภามหาว ทยาล ยพาย พ, อธ การบด, สาน กงานอธ การบด 2.2 ต แฟ ม เป นเอกสารสาน กงานอธ การบด, ฝ ายว ชาการ, ฝ ายว จ ยและบร การช มชน 2.3 ต แฟ ม เป นเอกสารทบวงมหาว ทยาล ย (สาน กงานคณะกรรมการการ อ ดมศ กษา), ฝ ายบร หาร, ฝ ายก จการน กศ กษา 2.4 ต แฟ ม เป นเอกสารสมาคมสถาบ นอ ดมศ กษาเอกชนแห งประเทศไทย, ฝ ายพ ฒนาอาคารสถานท, ราชการ, กรรมการต าง ๆ, มหาว ทยาล ยร ฐ, มหาว ทยาล ยเอกชน, หน วยงานต างประเทศ 2.5 ต แฟ ม เป นเอกสารสภาคร สตจ กรในประเทศไทย, เบ ดเตล ด 2.6 ต แฟ ม เป นเอกสารเบ ดเตล ด, ประก นค ณภาพ

2 3) ต กระจกส วนหน าสาน กงานอธ การบด สาหร บจ ดเก บเอกสารสาค ญเพ อใช ในการค นคว าและอ างอ ง ซ งเป นเอกสารท ไม ส งเก บ ณ หอจดหมายเหต จานวน 3 ต ชน ดเอกสารท จ ดเก บ ค อ คาส ง/ประกาศ สภามหาว ทยาล ยพาย พ คาส ง/ประกาศ มหาว ทยาล ยพาย พ มต เว ยนกรรมการสภามหาว ทยาล ยพาย พ มต สภามหาว ทยาล ยพาย พ รายงานการประช มกรรมการบร หารว ทยาล ยพาย พ รายงานการประช มกรรมการสภาว ทยาล ยพาย พ รายงานการประช มกรรมการสภามหาว ทยาล ยพาย พ เอกสารประกอบการประช มกรรมการสภามหาว ทยาล ย สภามหาว ทยาล ยพาย พ กรรมการสภามหาว ทยาล ยพาย พ ประว ต กรรมการสภามหาว ทยาล ย กรรมการสร างเสร มและพ ฒนามหาว ทยาล ยพาย พ กรรมการส งเสร มมหาว ทยาล ยพาย พ เอกสารทบวงมหาว ทยาล ย สาน กงานคณะกรรมการการอ ดมศ กษา (สกอ.) อน ญาตแก ไขข อกาหนดมหาว ทยาล ยพาย พ เสนอแก ไขข อกาหนด คาส งมหาว ทยาล ยพาย พ (ฉบ บภาษาอ งกฤษ) ข อกาหนดมหาว ทยาล ยพาย พ พระราชบ ญญ ต สถาบ นอ ดมศ กษาเอกชน เอกสารการประก นค ณภาพการศ กษา ข อม ล CD ฯลฯ

3 ว ธ การจ ดเก บเอกสารล บ และเอกสารท วไป ด งน 1. ว เคราะห / ค ดแยกเอกสาร ตามระบบการจ ดเก บเอกสาร 1.1 แบ งเอกสารเป น 5 ประเภท ค อ 1) เอกสารร บเข าภายใน 2) เอกสารร บเข าภายนอก 3) เอกสารส งออกภายใน และภายนอก (คาส ง ประกาศ บ นท กข อความและจดหมายภายนอก) 4) เอกสารร บเข าภายใน และภายนอก ท ไม ม การบ นท กเลขท ร บโปรแกรมจ ดการเอกสาร ส าน กงานอธ การบด 5) เอกสารล บ และเอกสารส ญญาต าง ๆ 6) ข อม ล CD พร อมท งแยกเอกสารจ ดเก บตามแฟ มท ต เอกสาร 1.2 นาเอกสารตามข อ 1) 3) บ นท กช อแฟ มจ ดเก บในโปรแกรมจ ดการเอกสารสาน กงานอธ การบด **บ นท ก** ช อแฟ มท จ ดเก บ 1.3 นาเอกสารตามข อ 4) จ ดเก บตามหน วยงาน / ช อเร อง 1.4 นาเอกสารตามข อ 5) บ นท กรายละเอ ยดช อส ญญา และแฟ มท จ ดเก บในไฟล ส ญญา 1.5 นาเอกสารเข าแฟ มตามรายช อท บ นท กช อแฟ มจ ดเก บ

4 2. ส งเอกสารไปจ ดเก บท หอจดหมายเหต 2.1 ค ดแยกเอกสารท ม อาย 4 ป ข นไป เพ อส งไปจ ดเก บหอจดหมายเหต มหาว ทยาล ยพาย พ 2.2 จ ดทาทะเบ ยนช อแฟ มของเอกสาร และป ายช อปะหน าแฟ มเอกสารตามทะเบ ยนท จะส งไป จ ดเก บหอจดหมายเหต มหาว ทยาล ยพาย พ 2.3 ทาบ นท กข อความขอส งเอกสารไปจ ดเก บท หอจดหมายเหต มหาว ทยาล ยพาย พ 2.4 ประสานการจ ดเตร ยมเอกสาร และจ ดส งเอกสารไปย งหอจดหมายเหต มหาว ทยาล ยพาย พ หมายเหต เอกสารท จะส งหอจดหมายเหต ขณะน ย งเก บไว ท สาน กงานอธ การบด เน องจากหอจดหมายเหต ย งไม ม สถานท จ ดเก บเอกสาร ว ธ การให บร การ / เร ยกใช / ระบบความปลอดภ ย 1. การให บร การส บค นเอกสารท จ ดเก บเข าแฟ มแล ว โดยขอข อม ลประกอบการส บค นจากผ ท ขอเอกสาร ได แก เลขท เอกสาร / ช อเร อง /แหล งท มาของเอกสาร/ ว นท ของเอกสาร 2. ดาเน นการส บค นเอกสารจากโปรแกรมจ ดการเอกสารสาน กงานอธ การบด 3. สาเนาเอกสารเร องท ขอส บค น หร อ กรณ ย มเอกสารเป นแฟ ม จะบ นท กการย มแฟ มเอกสารในสม ด บ นท กการย มแฟ มเอกสารสาน กงานอธ การบด 4. เอกสารในต แฟ มล บม ก ญแจล อคต ท กคร งหล งใช งานเสร จ ว ธ การทาลายเอกสาร การทาลายเอกสาร เอกสารท ไม ใช แล ว แบ งเป น 2 ประเภท ค อ 1. เอกสารท ไม เป นความล บ จะนามาเป นกระดาษ Reuse 2. เอกสารท เป นความล บ จะทาลายโดยการฉ กท ง และใช เคร องทาลายเอกสาร จานวนเอกสารจ ดเก บเข าแฟ ม / ส ปดาห แบ งเป น 5 ประเภท ด งน ประเภทเอกสาร จานวน / ส ปดาห 1. เอกสารร บเข าภายใน เอกสารร บเข าภายนอก เอกสารส งออกภายใน และภายนอก เอกสารร บเข าภายใน และภายนอก ท ไม ม การบ นท กเลขท ร บ เอกสารล บ และเอกสารส ญญาต าง ๆ 10 จานวนรวม D:\เอกสารป 2554\ค ม อว ธ การปฏ บ ต งานระบบจ ดเก บเอกสาร ป การศ กษา 2553\งานจ ดเก บเอกสาร(030354).doc

5 4. ว ธ การทาลายเอกสาร การทาลายเอกสาร แบ งเป น 2 ประเภท * เอกสารท ไม เป นความล บ * เอกสารท เป นความล บ สาน กงานอธ การบด มหาว ทยาล ยพาย พ ระบบจ ดเก บเอกสารสาน กงานอธ การบด งานเลขาน การ ประจาป การศ กษา 2553 สถานท จ ดเก บเอกสารของสาน กงานอธ การบด 1. ต ห องอธ การบด 2. ห องเก บเอกสารส วนในสาน กงานอธ การบด 3. ต กระจกส วนหน าสาน กงานอธ การบด 1. เอกสาร - เอกสารร บเข าภายใน - เอกสารร บเข าภายนอก - เอกสารส งออกภายในและ ภายนอก (คาส ง, ประกาศ,บ นท กข อความ และ จดหมายภายนอก) - เอกสารล บ และ เอกสารส ญญาต าง ๆ - ข อม ล CD 3. ว ธ การให บร การ / เร ยกใช /ระบบความปลอดภ ย 1. ดาเน นการส บค นเอกสารจากโปรแกรมจ ดการ เอกสารสาน กงานอธ การบด 2. เอกสารในต แฟ มล บม ก ญแจล อคต ท กคร ง หล งใช งานเสร จ (เลขาน การอธ การบด เป นผ ร บผ ดชอบ ก ญแจ) 2. ว ธ การจ ดเก บเอกสาร 1. ว เคราะห /ค ดแยกเอกสาร ตามระบบการจ ดเก บเอกสาร ท สาน กงานอธ การบด 2. ส งเอกสารไปจ ดเก บท หอจดหมายเหต

มาตรฐานข นตอนการปฏ บ ต งาน (Standard Operation Procedure)

มาตรฐานข นตอนการปฏ บ ต งาน (Standard Operation Procedure) : SOP 1-3-01 ถ ง SOP 1-3-04 : SOP 1-5-01 ถ ง SOP 1-5-04 เลขท สาเนาเอกสาร :... งานสารบรรณ ด านบร หารและวางแผน คณะบร หารธ รก จและเทคโนโลย สารสนเทศ มหาว ยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลส วรรณภ ม งานจ ดเอกสาร SOP 1-5-01